推动电子文件归档工作的思考

张智涛


　　与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择?

　　纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：?

　　(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?

　　(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。?

　　无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。?

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。?

　　纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。?

　　电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。?

　　清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。?

　　与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。?

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性?

　　由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。?

　　在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
清华大学宣传部从八十年代初将报道学校工作情况的剪报整理作为资料归档。近年又在校园网管理系统中设置了“报刊信息”专栏，随时输入各报刊登载我校情况文章的标题及摘要，通过网络传输到全校，供广大师生员工共享。1998年，经与档案馆反复研究后，进一步完善了上网的报刊信息，加注了刊登文章的详细出处，相当于索引，并将上网报刊信息及索引制成硬拷贝，与相应的电子文件一并归档，简化了纸质剪报的剪裁、粘贴和整理工作。经如此办理，一般查询可利用电子档案，快捷方便，需查用全文时可借助电子档案所提供的报刊索引到图书馆查阅，万一电子档案被损坏，相应的纸制裁档案还保存完好。

湖北省武汉市人大常委会


武汉住房公积金管理条例

（2009年7月22日武汉市第十二届人民代表大会常务委员会第十八次会议通过 2009年9月24日湖北省第十一届人民代表大会第十二次会议批准）


　　第一章　总　则

　　第一条　为了加强对住房公积金的管理，维护住房公积金所有者的合法权益，促进城镇住房建设，提高居民居住水平，根据国务院《住房公积金管理条例》和有关法律、法规，结合本市实际，制定本条例。

　　第二条　本条例适用于武汉地区住房公积金的缴存、提取、使用、管理和监督。

　　第三条　本条例所称住房公积金，是指国家机关、国有企业、城镇集体企业、外商投资企业、城镇私营企业及其他城镇企业、事业单位、民办非企业单位、社会团体（以下统称单位）及其在职职工缴存的长期住房储金。

　　职工个人缴存的住房公积金和职工所在单位为职工缴存的住房公积金，属于职工个人所有。

　　第四条　武汉住房公积金管理委员会（以下简称公积金管委会）是武汉地区住房公积金管理的决策机构，依照国务院《住房公积金管理条例》的规定履行管理职责。

　　武汉住房公积金管理中心（以下简称公积金管理中心）是直属市人民政府的不以营利为目的的独立的事业单位，具体负责武汉地区的住房公积金的管理运作，监督检查本市住房公积金缴存、提取和使用的情况，依法履行行政处罚职能，承办公积金管委会决定的事项。

　　第五条　市财政、监察、审计部门和人民银行分支机构依法对武汉地区住房公积金的管理和使用情况实施监督。

　　工商行政、税务、统计、民政、公安、人力资源和社会保障、国土资源和规划局、住房保障和房屋管理局等行政管理部门按照各自职责提供相关数据和信息，协同公积金管理中心实施住房公积金制度。


　　第二章　缴　存


　　第六条　单位和在职职工个人应当按照规定缴存住房公积金。

　　单位应当按照规定到公积金管理中心办理住房公积金缴存登记，经公积金管理中心审核后，到公积金管理中心委托办理住房公积金业务的商业银行（以下简称受委托银行）为本单位在职职工（以下简称职工）办理住房公积金账户设立手续。每个职工只能有一个住房公积金账户。

　　第七条　职工住房公积金的月缴存额为本人上一年度月平均工资乘以职工住房公积金缴存比例。

　　单位为职工缴存的住房公积金的月缴存额为职工本人上一年度月平均工资乘以单位住房公积金缴存比例。

　　职工和单位住房公积金的缴存比例按照国家有关规定合理确定，报省人民政府批准后执行。

　　第八条　职工按照市人民政府规定的最低工资标准领取工资或者工资收入高于最低工资标准但仍属最低生活保障家庭或者低收入家庭的，公积金管委会可以制定相应的办法和标准，适当降低职工个人住房公积金缴存比例，职工所在单位为该职工缴存住房公积金的比例不变。

　　第九条　单位有下列情形之一，缴存住房公积金确有困难的，经本单位职工代表大会讨论通过；未设立职工代表大会的，经职工大会或者工会讨论通过，报公积金管理中心审核、公积金管委会批准后，可以降低住房公积金缴存比例或者缓缴住房公积金：

　　（一）经依法批准缓缴养老和失业保险金的；

　　（二）处于停产（含停业）、半停产状态的。

　　单位降低住房公积金缴存比例或者缓缴住房公积金期限不超过一年，需要继续降低缴存比例或者缓缴的，应当在期满前三十日内按照前款规定办理相关手续。

　　经批准降低住房公积金缴存比例或者缓缴住房公积金的单位，待本条第一款规定的情形消失后，应当恢复正常缴存比例或者补缴缓缴款。

　　第十条　单位被撤销、解散或者依法宣告破产时，其欠缴的职工住房公积金比照所欠职工工资依法予以清偿。

　　单位合并、分立时，应当为职工缴清住房公积金，并依法办理住房公积金账户转移手续。单位与职工终止劳动关系的，应当为职工办理住房公积金账户转移或者封存手续。


　　第三章　提取和使用


　　第十一条　职工有下列情形之一的，可以提取本人住房公积金账户内的存储余额：

　　（一）购买、建造、翻建、大修自住住房的；

　　（二）离休、退休的；

　　（三）完全丧失劳动能力，且与单位终止劳动关系的；

　　（四）出境定居的；

　　（五）偿还购房贷款本息的；

　　（六）房租超出家庭工资收入的规定比例的。

　　第十二条　无住房公积金贷款的职工有下列情形之一的，可以提取本人住房公积金账户内的存储余额：

　　（一）与单位终止劳动关系，且户口迁出本市或者户口不在本市的；

　　（二）与单位终止劳动关系，且男性满五十周岁、女性满四十五周岁的；

　　（三）住房公积金账户封存满两年仍未重新就业的；

　　（四）享受城镇居民最低生活保障的；

　　（五）本人、配偶及子女因重大疾病造成家庭生活特别困难的；

　　（六）遇到其他突发事件造成家庭生活特别困难的；

　　（七）法律、法规规定的其他情形。

　　第十三条　尚未还清住房公积金贷款的职工的配偶，可以提取本人住房公积金账户内的存储余额，用于偿还住房公积金贷款。

　　本市城镇居民最低生活保障家庭、低收入家庭职工首次使用住房公积金贷款的，其父母、子女可以提取本人住房公积金账户内的存储余额帮助其偿还住房公积金贷款。

　　依据本条第一款、第二款规定提取本人住房公积金账户内的存储余额的，应当通过银行转账方式办理。

　　第十四条　职工提取住房公积金账户内的存储余额的，所在单位应当予以核实，并出具提取证明。

　　职工应当持提取证明向住房公积金管理中心申请提取住房公积金。住房公积金管理中心应当自受理申请之日起三日内作出准予提取或者不准予提取的决定，并通知申请人；准予提取的，由受委托银行办理支付手续；不准予提取的，应当说明理由。

　　第十五条　职工具备下列条件，购买、建造、翻建、大修自住住房，可以申请住房公积金贷款：

　　（一）连续正常缴存住房公积金六个月以上；

　　（二）有较稳定的经济收入，能按时偿还贷款本息，无还贷方面的不良信用记录；

　　（三）无住房公积金还贷债务，并且无影响住房公积金贷款偿还的其他债务；

　　（四）法律、法规规定的其他条件。

　　第十六条　借款人的贷款期限加借款人的实际年龄一般不得超出其法定退休年龄；但对连续正常缴存住房公积金且具有稳定收入、无还贷方面的不良信用记录、有偿还贷款本息能力的借款人，其贷款期限可以超出法定退休年龄一年至五年，但不得超过人民银行规定的住房公积金贷款最长年限。

　　第十七条　符合住房困难家庭标准且有偿还能力的职工申请住房公积金贷款购房的，公积金管理中心可以适当放宽贷款额度，但不得超过住房公积金贷款最高限额。

　　第十八条　申请住房公积金贷款的职工，应当持本人身份证、户口、购房合同以及符合贷款条件的证明材料，向公积金管理中心提出申请。公积金管理中心应当自受理申请之日起十个工作日内作出准予贷款或者不准予贷款的决定，并通知申请人。不予批准的，应当说明理由。

　　第十九条　职工可以逐年或者逐月使用住房公积金偿还购房贷款本息。

　　申请逐年或者逐月使用住房公积金偿还购房贷款本息的职工，其住房公积金账户内应当按照公积金管理中心的规定保留余额。

　　第二十条　借款人可以提前偿还部分或者全部住房公积金贷款本息。已计收的贷款利息不予退还，也不得收取违约金。

　　第二十一条　公积金管理中心可以根据经济社会的发展和职工住房需求，对住房公积金贷款的最高额度、贷款比例适时提出调整方案，报公积金管委会批准，并向社会公布。

　　第二十二条　住房公积金贷款业务由公积金管理中心委托商业银行办理。公积金管理中心与受委托银行应当签订协议，明确委托办理业务的事项和责任。

　　第二十三条　受委托银行和房地产开发企业不得拒绝符合住房公积金贷款条件的职工申请住房公积金贷款。

　　第二十四条　住房公积金的增值收益应当存入公积金管理中心在受委托银行开立的住房公积金增值收益专户，并按照国家规定使用。


　　第四章　服　务


　　第二十五条　公积金管理中心应当完善服务体系和网络，健全管理制度，提高服务水平。

　　公积金管理中心应当实行政务公开，公开办事制度、办事程序，公开财务报告；建立住房公积金信息化管理运作系统和电子政务平台，开展网上办理住房公积金业务；制作服务指南，为单位和职工缴存、提取、使用住房公积金和查询住房公积金账户信息提供服务；根据本条例和国家有关政策规定，为城镇住房困难家庭职工提供帮助。

　　公积金管理中心应当对住房公积金信息及时备份，保障住房公积金信息安全和业务正常开展。

　　第二十六条　公积金管理中心应当与受委托银行联名，为缴存住房公积金的职工发放住房公积金卡或者住房公积金存折，作为缴存住房公积金的有效凭证。

　　第二十七条　公积金管理中心应当为单位和职工提供咨询服务，指导帮助单位建立和完善住房公积金制度，协助单位办理住房公积金的缴存登记或者变更、注销登记以及住房公积金账户的设立、转移或者封存手续等住房公积金业务。

　　第二十八条　单位不按照规定为职工办理住房公积金变更登记，账户转移、封存、启封或者提取等手续，职工可以凭有效证明材料向公积金管理中心申请督促办理，单位在二十日内仍不办理的，公积金管理中心应当在二十日内直接予以办理。

　　第二十九条　受委托银行应当严格履行与公积金管理中心签订的委托合同，按照操作规范和要求，为单位和职工办理住房公积金业务提供高效、便捷服务。

　　第三十条　公积金管理中心可以与其他城市公积金管理中心签订合作协议，为双方职工异地购买、建造、翻建、大修自住住房使用公积金提供服务。具体办法由公积金管委会拟订，报市人民政府批准。


　　第五章　监　督


　　第三十一条　市财政部门应当开展对住房公积金归集、提取和使用情况的监督，并向公积金管委会通报。

　　公积金管委会在审批住房公积金归集、使用计划和计划执行情况的报告时，必须有市财政部门参加。

　　公积金管理中心编制的住房公积金年度预算、决算，应当经市财政部门审核后，提交公积金管委会审议。

　　公积金管理中心应当每年定期向市财政部门和公积金管委会报送财务报告，并将财务报告向社会公布。

　　第三十二条　公积金管委会在拟订住房公积金的缴存比例、确定住房公积金的最高贷款额度等重大事项前，应当采取座谈会、听证会等形式或者通过媒体广泛听取单位和职工的意见。

　　第三十三条　市审计部门应当定期对住房公积金的归集、使用和公积金管理中心的财务收支、管理费用支出情况进行审计监督。

　　第三十四条　公积金管理中心应当严格按照国家规定的用途使用住房公积金，保证资金安全，不得有下列行为：

　　（一）向他人提供担保；

　　（二）在证券交易所债券市场购买国债；

　　（三）购买股票、基金；

　　（四）购买企业债券；

　　（五）发放任何非住房贷款；

　　（六）其他违反法律、法规和国家政策使用住房公积金的行为。

　　第三十五条　公积金管理中心接到有关公积金缴存的举报、投诉后，应当对被举报、投诉单位的缴存情况进行检查，被举报、投诉单位应当如实向公积金管理中心提供相关数据、资料，并接受检查。

　　第三十六条　职工、单位有权查询本人、本单位住房公积金的缴存、提取情况，公积金管理中心、受委托银行不得拒绝。

　　职工、单位对住房公积金账户内的存储余额有异议的，可以申请受委托银行复核；对复核结果有异议的，可以申请公积金管理中心重新复核。受委托银行、公积金管理中心应当自收到申请之日起五日内给予书面答复。

　　职工有权揭发、检举、控告挪用住房公积金的行为。

　　第三十七条　受委托银行应当按照委托合同约定使用和提供住房公积金的信息和数据，保证信息和数据的安全性和机密性；未经公积金管理中心同意，不得披露、销毁、更改受托管理的信息、数据。

　　第三十八条　单位或者职工对住房公积金缴存额发生争议的，由单位提供职工工资数据，经职工本人确认后，由公积金管理中心按照国家和省、市有关规定核定。

　　单位、职工均不能提供职工工资数据证明的，公积金管理中心可以根据本市统计部门公布的上年职工平均工资水平按照规定计算次年住房公积金缴存额。


　　第六章　法律责任


　　第三十九条　违反本条例的规定，单位不办理住房公积金缴存登记或者不为职工办理住房公积金账户设立手续以及单位逾期不缴或者少缴住房公积金的，由公积金管理中心按照国务院《住房公积金管理条例》予以处理。

　　第四十条　违反本条例第三十五条规定，被举报、投诉单位不如实向公积金管理中心提供相关数据、资料，不接受检查的，由公积金管理中心责令改正；拒不改正的，予以通报批评，并可以对单位处三千元以上三万元以下的罚款，对负有直接责任的主管人员处二百元以上二千元以下的罚款。

　　第四十一条　受委托银行增设住房公积金贷款条件，直接或者变相要求房地产开发企业拒绝住房公积金贷款的，公积金管理中心应当责令限期改正；拒不改正的，取消其办理住房公积金贷款业务的资格。

　　房地产开发企业在房屋销售中拒绝住房公积金贷款的，市房地产开发主管部门应当责令限期改正；拒不改正的，在房地产开发企业信用档案中予以记载并公示。

　　第四十二条　以伪造、变造证明材料等手段违规提取本人住房公积金账户内的存储余额的，公积金管理中心应当责令限期退回所提资金，并可以处所提资金百分之十以下的罚款。

　　第四十三条　以欺骗手段提取他人住房公积金账户内的存储余额或者获得住房公积金贷款的，公积金管理中心应当责令限期退回所获资金，取消骗贷者五年内的住房公积金贷款资格；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

　　第四十四条　当事人对公积金管理中心的具体行政行为不服的，可以依照《中华人民共和国行政复议法》或者《中华人民共和国行政诉讼法》的规定，申请行政复议或者提起行政诉讼。

　　第四十五条　公积金管理中心有本条例第三十四条规定的情形之一的，责令限期改正，并可以对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予行政处分。

　　第四十六条　公积金管委会违反国务院《住房公积金管理条例》和本条例规定审批住房公积金使用计划的，由市人民政府责令限期改正。

　　第四十七条　违反国务院《住房公积金管理条例》和本条例规定，挪用住房公积金或者住房公积金增值收益的，依法追回挪用的资金，没收违法所得；对挪用或者批准挪用的负责人、主管人员和其他直接责任人员，依法追究刑事责任；尚不够刑事处罚的，依法给予行政处分。

　　第四十八条　国家机关工作人员、公积金管理中心工作人员在住房公积金监督、管理工作中滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的，依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。


　　第七章　附　则


　　第四十九条　公积金管委会根据本条例规定，制定实施细则。

　　第五十条　本条例自2010年3月1日起施行。